6月は株主総会の季節です。
なぜ、6月に株主総会が集中するかというと、日本の会社は4月から3月を事業年度とする
会社が多いためです。
株主総会を開くには、「基準日」に株主名簿に記載されている株主（基準日株主という）を
招集しなければなりませんが、この「基準日」というのを決算日（年度末の3月31日）に
設定することが多く、また、基準日株主が権利行使できる期間が3か月と定められている
（会社法第124条）ために、上場企業等は6月に株主総会が集中します。

株主総会では、会社の決算を報告して承認を受け、役員の報酬や、選任・解任などを決議し、
株主総会議事録を作成します。
株主が代表取締役の1名だけ（いわゆる一人会社）の場合や、株主全員の同意があった場合は、
株主総会決議を省略することもできますが、同意は書面または電磁的記録で残さなければ
なりませんし、決議を省略した場合でも、株主総会議事録は作成しなければなりません。

そして、株主総会議事録は会社の本店に10年間、支店には写しを5年間、備え置かなければ
ならないと定められています（会社法第318条）。これがない場合、税務調査が入ったときに
役員報酬の証拠となる記録がないと指摘を受けたり、また、「うちは中小企業だからいいだろう」
などと、実際には株主総会を開催していないのに、株主総会議事録だけを作成していると、
後から「株主総会をしていないのだから、その決議は無効だ！」と訴えられ、それまでの
経営がひっくり返されて大混乱をきたしかねません。

会社法の改正で役員の任期を最長10年とすることができるようになってから、10年が過ぎました。
会社法の改正後に、役員の任期を10年としていた会社は、そろそろ任期満了の時期となるので、
株主総会で役員の選任決議を行うことをお忘れないよう、ご注意ください。

行政書士は書類作成を業としています。
ご紹介した株主総会議事録の他にも、各種契約書などについてもお手伝いできますので、
気になることがありましたら、ぜひ行政書士までご相談ください。